E-Invoicing im B2B Bereich gewinnt zunehmend an Bedeutung
Nachhaltigkeit, Einsparung von Kosten oder Reduzierung des manuellen Aufwands – einige der Gründe, warum E-Invoicing im B2B Bereich zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Mit dem elektronischen Belegaustausch via EDI-Standard unterstützen wir Ihr Unternehmen, um einen erfolgreichen Rechnungsaustausch mit Ihren Geschäftspartnern zu etablieren. Rechtskonform und mit der Möglichkeit der Archivierung von Belegen schaffen wir einen Rund-um-Blick. Ihr Unternehmen spürt eine deutliche Entlastung. Neben den Kostenersparnissen erhöhen Sie Ihre Liquidität durch eine automatisierte, schnelle und fehlerfreie Rechnungsbearbeitung. Gemeinsam mit Ihnen etablieren wir für Sie eingehende und ausgehende elektronische Rechnungen. Unabhängig davon, welche Anforderungen Ihre Geschäftspartner an Sie stellen: Über nur eine Schnittstelle schaffen wir für Sie beliebig viele Anbindungen und bauen Ihre Prozesse aus.
Mit einem digitalen Rechnungsprozess die Produktivität steigern
Je nach Digitalisierungsstand, Branche und Bedarf kann die Abwicklung des EDI-INVOIC ein Einstieg in die Digitalisierung sein oder als Ausbaustufe zu bestehenden Prozessen genutzt werden. Mit uns nutzen Sie die Kraft Ihrer vorhandenen Systeme und Strukturen.
Mit unserem Onboarding erkennen Sie schnell und einfach das komplette Potenzial, um es auszuschöpfen.
VORTEILE:
- Papier- und Prozesskosten senken
- Fehlerreduktion und Qualitätssteigerung
- Gesicherte Übertragung zur rechtssicheren Abwicklung
- Reduktion der manuellen Aufwände
Wissenswertes rund um den Rechnungsprozess via EDI
Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 Ausstellung von Rechnungen: Die Basis, ob eine Rechnung rechtskonform und damit verarbeitbar ist, bildet das UstG 14 Gesetz. Hier werden alle Merkmale einer Rechnung aufgezählt, die Sie in Ihrer Buchhaltung und bei der Rechnungsprüfung berücksichtigen müssen. Die Rechnungsprüfung können Sie im Zuge des digitalen Belegaustauschs der Automatisierung überlassen. Im EDI-Standard werden alle technischen Voraussetzungen geschaffen, damit Ihre Rechnung die benötigten Felder mit übertragen kann. Über die Möglichkeit, die Felder zusätzlich noch durch eines unserer Prüfprogramme auf den Teststand zu stellen, erhalten Sie eine zuverlässige Komponente, mit der Sie Ihre Arbeit auf den rein inhaltlichen Teil fokussieren können.
Archivierungs- und Aufbewahrungspflicht: Ebenfalls im genannten Gesetz beschrieben ist die Aufbewahrungspflicht von Rechnungsbelegen. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird und kann über verschiedene Wege gelöst werden. Die gängige und wenig sinnvolle Art ist die der Papierarchivierung. Aktenschränke voller Rechnungen verschwenden Platz und Ressourcen. Alle 10 Jahre wird ein Unternehmen mit der Vernichtung der Daten beauftragt. Kommt Ihnen bekannt vor? Archivieren Sie mit einem digitalen Lösungsansatz! Entweder Sie haben bereits eine Möglichkeit zu archivieren und wir spiegeln die Belege in Ihr System oder wir beraten Sie gemeinsam mit Partnern zu einer Lösung, die sich zeitgemäß an Ihren digitalen Wandel anpasst. Was viele Unternehmen völlig außer acht lassen: Jeder Beleg im Geschäftsdatenaustausch unterliegt der Archivierungspflicht und im Zweifel der Pflicht zum Nachweis. Clever archivieren und den gesamten Belegaustausch im Blick behalten.
ROI Statement: Der Nutzen des automatisierten Rechnungsprozesses anhand eines Beispiels verdeutlicht: Als Hersteller können nicht nur Sie bei einer Umstellung auf den automatisierten Rechnungsprozess Kosten sparen, sondern auch Ihr Kunde. Und das fast 1:1. Bei einer Rechnung und den besonderen Anforderungen - wie Prüfung, Buchungsvorgang und ab und an auch Reklamationen - entstehen im Durchschnitt pro Beleg Kosten in Höhe von 17,60 €. Bei einer monatlichen Anzahl von beispielsweise 500 automatisierten und digital verarbeiteten Rechnungen spart ein Unternehmen damit ca. 8.800 € monatlich.
E-invoicing in the B2B sector is becoming increasingly important
Sustainability, cost savings and a reduction in manual effort are just some of the reasons why e-invoicing is becoming increasingly important in the B2B sector.
With the electronic document exchange viaEDI standardwe support your company in establishing a successful exchange of invoices with your business partners. Legally compliant and with the option of archiving receipts, we create an all-round view. Your company will notice a significant reduction in workload. In addition to the cost savings, you increase your liquidity through automated, fast and error-free invoice processing. We work with you to set up incoming and outgoing electronic invoices for you. Regardless of what requirements your business partners place on you: We create any number of connections for you via just one interfaceconnectionsand expand your processes.
Increase productivity with a digital invoicing process
Depending on the level of digitization, industry and requirements, EDI-INVOIC processing can be an introduction to digitization or used as an expansion stage for existing processes. With us, you can harness the power of your existing systems and structures.
With ouronboardingyou can quickly and easily recognize the full potential in order to exploit it.
ADVANTAGES:
- Reduce paper and process costs
- Reduce errors and improve quality
- Secure transmission for legally compliant processing
- Reduction of manual effort
Interesting facts about the invoicing process via EDI
Value Added Tax Act (UStG) § 14 Issue of invoices: The basis for determining whether an invoice is legally compliant and therefore processable is the VAT Act 14. This lists all the features of an invoice that you must take into account in your accounting and invoice verification. You can leave invoice verification to automation in the course of digital document exchange. In the EDI standard, all technical requirements are created so that your invoice can also transfer the required fields. The option to additionally test the fields using one of our checking programs provides you with a reliable component that allows you to focus your work on the purely content-related part.
Archiving and retention obligation: The retention obligation for invoice documents is also described in the aforementioned law. The 10-year retention period begins at the end of the calendar year in which the invoice is issued and can be resolved in various ways. The most common and least sensible way is paper archiving. Filing cabinets full of invoices waste space and resources. Every 10 years, a company is commissioned to destroy the data. Sound familiar? Archive with a digital solution! Either you already have a way of archiving and we can mirror the documents in your system or we can work with partners to advise you on a solution that adapts to your digital transformation. What many companies completely ignore: Every document in business data exchange is subject to the archiving obligation and, in case of doubt, the obligation to provide proof. Clever archiving and keeping an eye on the entire document exchange.
ROI statement: The benefits of the automated invoicing process are illustrated by an example: as a manufacturer, not only can you save costs by switching to the automated invoicing process, but so can your customer. With an invoice and the special requirements - such as checking, posting and occasionally also complaints - the average cost per document is €17.60. With a monthly number of 500 automated and digitally processed invoices, for example, a company saves around €8,800 per month.
